Avertissement déculpabilisateur sur les ressaisies 🙂
Vous allez lire ci-dessous des situations de ressaisies embarrassantes et peu valorisantes. Elles sont normales et plus qu’habituelles partout, y compris dans les entreprises les plus efficaces et rentables. Il n’y a donc pas de honte à avoir, vos équipes et vous-mêmes faites au mieux avec les moyens et le temps dont vous disposez.
D’ailleurs, si vous lisez ces lignes, c’est que vous cherchez à vous améliorer et c’est déjà énorme comme démarche ! Avoir conscience des choses et les regarder en toute objectivité, c’est le premier pas vers le progrès.
Déjà, vous faites, vous faites bien, l’amélioration continue est là pour vous aider à faire mieux.
Les ressaisies sont une perte de temps et d’énergie pour vos équipes.
Difficile d’éviter les feuilles dans un atelier à différents moments : le planning, e suivi de production, les feuilles d’heures, les sorties de stock, les fiches Qualité, ou autres occasions.
Le papier s’impose parfois par manque de choix, il permet d’aller plus vite car tout le monde est très occupé. Personne ne peut prendre le recul suffisant pour modifier les pratiques professionnelles. Ceci s’intensifie avec la croissance de votre entreprise. Plus les salariés sont nombreux et plus les saisies et ressaisies s’accumulent. Sur certaines feuilles sont écrites des informations essentielles pour le client, pour l’analyse de vos process ou la rentabilité de votre entreprise.
Le papier rassure aussi, il n’est pas à bannir absolument. L’idée est de garder le côté convivial et concret que la papier offre, sans pour autant être obligé de ressaisir les informations dudit papier…
Des délais rallongés pour obtenir les informations
Il y a souvent une voire plusieurs personnes qui doivent faire le tour de l’atelier, demander les feuilles, quitte à devoir déranger les équipes au travail. L’action de récupérer les feuilles et de les accumuler en attente de saisie dans votre ERP / CRM /Tableur n’a pas de valeur ajoutée.
Ceci est un travail fastidieux et ingrat. Il est potentiellement dérangeant ou intrusif.
Il implique un délai entre le relevé et la saisie. Les supports écrits ne sont pas toujours lisibles. Ils peuvent donc mettre les opérateurs chargés de cette saisie dans l’embarras.
Ce n’est pas évident d’aller déranger un collègue tout le temps pour lui demander ce qu’il a écrit !
Les informations ne sont donc pas immédiatement disponibles, elles sont en attente de saisie ou de ressaisie.
Il suffit d’un changement d’équipes, d’une période de vacances ou de congé non remplacé pour que du retard soit pris dans la saisie.
Les feuilles s’accumulent et ce retard entraine un stress pour tout le monde, en particulier pour le dirigeant.
De plus, les personnes qui font cette saisie doivent souvent respecter scrupuleusement les méthodes de saisie pour que celle-ci soit cohérente.
Sans oublier qu’un document papier peut être perdu, abîmé, sali, oublié et dans ce cas, pas de ressaisies, juste une perte de données…
Pire que l’absence de saisie : les erreurs de saisie
Il y a pire que l’absence de saisie ou les ressaisies : la mauvaise saisie ! Les erreurs de saisie, impossible à tracer et à corriger. Il y a souvent un décalage entre le moment où les erreurs sont faites et le moment où quelqu’un s’en aperçoit… Le temps a passé et il est impossible de se souvenir, de revenir en arrière et de corriger.
En effet, c’est au moment d’une demande client ou de la création des paretos d’analyse de l’activité que les difficultés sont visibles et que des aberrations apparaissent. Beaucoup d’énergie sont alors à dépenser pour répondre aux demandes. Or, cette énergie est précieuse, elle fait partie du retour sur investissement de l’amélioration continue !
AS Intelligence a la solution : Dosfab.
L’amélioration continue a pour but d’améliorer ces pratiques. Sans bouleverser les équipes, la méthode des « petits pas » permet d’améliorer par étapes, sans brusquer, en impliquant les équipes dans le processus d’amélioration continue. C’est pourquoi Dosfab se place en interface entre vos outils informatiques et renseigne la saisie à l’endroit que vous aurez décidé.
Il s’adapte à vos pratiques et vous accompagne pour un changement en douceur dans le respect de vos collaborateurs.
Dosfab est un outil qui s’adapte à votre environnement, à vos contraintes et vos choix et qui améliore vos pratiques. Vous utilisez des supports papier ? Dosfab les numérise et enregistre toutes vos données directement en base de données. L’objectif est de rendre ces données accessibles selon les accès et droits que vous aurez définis.
Comment éviter les ressaisies ?
Il est essentiel de cartographier le circuit des données et l’organisation de leurs saisies.
- Certaines saisies sont utiles et obligatoires : nouveau client, nouveau projet, etc. D’autres ne le sont pas. Elles font subir de la ressaisie à vos équipes par manque d’alternative. Dosfab vous aide à vous recentrer sur cette saisie.
- Vos équipes connaitront ainsi le circuit de vos données, sauront où les consulter et les modifier.
- Ce moment permettra de démarrer le cahier des charges, élément essentiel de cette amélioration attendue,
- Vous attendez un juste retour sur investissement de votre Dosfab sur-mesure : notamment grâce aux liens qu’il va créer et au remplacement des documents tableurs et papiers.
Dosfab est un programme informatique lié au savoir-faire distinctif de la société AS Intelligence et est protégé par le droit d’auteur. Dosfab version 5.0 – Tous droits réservés 2023