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[Dosfab] Comment mettre en place la planification ?

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Pourquoi planifier ?

La planification est centrale dans toute activité impliquant de nombreuses personnes aux compétences diverses et des délais à respecter. Gouverner, c’est prévoir.

Vous planifiez sans doute déjà, en utilisant des supports papier ou des tableurs informatiques. Peut-être aviez-vous l’ambition d’utiliser des outils informatiques pour cela, sans succès. Il existe de nombreuses solutions pour la gestion de projets et la gestion de personnel. Vous avez cependant à coeur de protéger vos données sensibles et les outils gratuits sur Internet offrent rarement des garanties à ce niveau-là.

C’est nécessaire d’organiser au mieux votre production pour avoir des délais fiables à annoncer à vos clients, pour anticiper au mieux vos besoins aux achats ou en recrutement. Cette planification est un art difficile même lorsque vous avez une fabrication standardisée. Vous avez des aléas à gérer en permanence.

Vos équipes ont besoin de savoir sur quoi ils vont travailler, avec un maximum d’autonomie. Ils savent alors, par exemple, quels sont les QR Code à scanner pour démarrer leur compteur de temps.

Qu’est-ce que le module planification de Dosfab ?

Le module planification est entièrement adaptable et permet de réunir sur la même page :

  • Les ordres de fabrication issus de votre ERP ou gérés à 100% par Dosfab, organisés par des critères d’avancement dans la production, selon la date de livraison prévue ou autre critère que vous aurez décidé,
  • Couplé au module suivi des temps, le module planification affiche le temps réellement passé et le temps restant par rapport à ce qui était prévu,
  • La liste de vos salariés présents en se connectant à votre logiciel de paie, avec leurs amplitudes horaire de travail,
  • Un affichage hebdomadaire sur lequel glisser / déposer le travail à réaliser, salarié par salarié, sur une journée entière, une plage horaire, ou plusieurs jours d’affilée,
  • Vos salariés obtiennent en direct sur leur tablette leur programme de la semaine, avec des liens vers des dossiers techniques par exemple, à définir selon leurs besoins.
planification
La planification implique vos données sensibles et Dosfab les protège.

Ce module est né de l’essence même de Dosfab : connecter vos outils et les réunir de manière sécurisée, pour éviter les ressaisies, et permettre de travailler même lorsque les personnes ne sont pas réunies autour de la table. Une même base de travail collaboratif, partagée selon les droits et accès, pour que chacun se recentre sur sa valeur ajoutée et ce qu’il aime faire.

Dosfab est un programme informatique lié au savoir-faire distinctif de la société AS Intelligence et est protégé par le droit d’auteur. Le module planification a été développé en partenariat.
Dosfab version 5.0 – Tous droits réservés 2021

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    [Dosfab] Comment Dosfab accompagne votre démarche Qualité ?

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    La Qualité comme socle de votre savoir-faire

    Vous connaissez votre métier, vous en maitrisez les enjeux. Vous avez su vous entourer de personnes complémentaires et de confiance pour faire progresser votre entreprise.

    Innover et rester concurrentiel sur vos marchés sont vos ambitions, tout en vous appuyant sur un socle solide : celui de votre démarche Qualité.

    La Qualité est l’affaire de tous. Vous avez à coeur de maintenir, de reproduire, de consolider vos bonnes méthodes et vos savoir-faire distinctifs. Vos équipes se renouvellent et c’est la vie de toute société. Certains partent à la retraite ou changent de trajectoire emmenant avec eux leurs bons réflexes et leur perspicacité professionnelle.

    Chaque personne est unique et certains départs bouleversent particulièrement une entreprise. Peut-être avez-vous déjà vécu cela. Heureusement, vous pouvez vous appuyer sur votre démarche Qualité : une organisation logique et un corpus documentaire indicé. La Qualité est une phare dans la tempête de la direction d’entreprise.

    Une démarche Qualité efficace est la colonne vertébrale d’une entreprise pérenne et contribue à sa résistance aux éléments par définition imprévisibles.

    Dosfab aide vos équipes à optimiser leur temps.

    L’amélioration continue au service de la démarche Qualité

    Votre démarche Qualité évolue en même temps que votre entreprise : elle n’échappe pas à l’amélioration continue et c’est tant mieux !

    Pour progresser, il faut compter et s’appuyer sur des données fiables et mesurées. La Qualité permet cela : sortir des impressions et des ressentis et trouver les indicateurs pertinents.

    Sans doute faites-vous déjà un suivi des erreurs de production, du temps passé à rectifier des oublis ou des non-conformités ? Vos équipes collectent les erreurs au fil de la production. Ils font de la ressaisie ou de la mise en page chronophage pour piloter les améliorations à prévoir.

    Dosfab vous accompagne dans cette démarche en permettant la saisie et le suivi au quotidien des non-conformités. Ces paretos construits sur-mesure selon vos besoins vous permettent de piloter les résultats des solutions curatives et préventives mises en place.

    Pas de ressaisies à prévoir : Dosfab répartit ainsi la charge de saisie sur chaque salarié concerné et les paretos pré-définis se remplissent tous seuls.

    En effet, la valeur ajoutée de votre service Qualité est logiquement dans l’analyse et les réponses à apporter et non dans des ressaisies inintéressantes et des fichiers tableurs chronophages.

    Le gain de temps en cas de problème

    Comme de nombreuses entreprises, vous dépendez sans doute de la Qualité de vos fournisseurs. Par exemple : matières premières ou éléments fabriqués en série que vous assemblez sur vos produits. Vous maitrisez vos problématiques et subissez parfois les problèmes de vos fournisseurs.

    Votre priorité est la satisfaction de vos clients et la confiance qu’ils ont en votre capacité à réagir en cas de défaillance.

    • Admettons que vous soyez alerté par un fournisseur d’une mauvaise conformité d’un élément qu’il vous a vendu et que vous avez assemblé. Il vous faut alors répercuter cette alerte sur vos propres produits et prévenir vos clients. Avez-vous aujourd’hui la traçabilité nécessaire à cette maintenance préventive ?
    • De même, si vous fabriquez à partir d’une matière première défaillante, pouvez-vous retrouver tous les éléments fabriqués dans une fenêtre de temps et/ou sur une ligne de production ?
    • Selon vos normes, vous utilisez sans doute des outils avec un suivi métrologique tels que des visseuses, des capteurs ou des clés : Dosfab vous permet de retrouver facilement les outils utilisés en enregistrant ces infos dans sa base de données.

    Dosfab vous permet nativement de savoir les produits concernés car tous les éléments sont enregistrés en base de données et donc sont interrogeables. En quelques requêtes, vous obtenez la liste des clients à prévenir.

    Dosfab est un programme informatique lié au savoir-faire distinctif de la société AS Intelligence et est protégé par le droit d’auteur.
    Dosfab version 5.0 – Tous droits réservés 2021

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      [Dosfab] Comment sécuriser vos process avec des photos ?

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      Pourquoi faire des photos ?

      Faire des photos le long de votre processus de fabrication est un moyen rapide et fiable de garder en mémoire ce qui a été fait. Les étapes importantes de la fabrication, les endroits rendus inaccessibles facilement sont des exemples.

      Il est devenu très facile de faire des photos de relative bonne qualité avec des tablettes ou des smartphones. Ces outils ne sont pas coûteux. Attention, le choix de l’outil d’acquisition devra être fait selon la qualité des photos attendues. Si vous souhaitez pouvoir zoomer afin de vérifier des détails, par exemple, il faudra choisir l’outil en conséquence. De même, il est essentiel d’en respecter la propriété intellectuelle.

      Les photos peuvent aussi être faites avant expédition. En cas de litige au niveau de la livraison, pour prouver votre bonne foi. Vous pouvez ainsi prouver l’état de vos produits au moment du départ du camion de livraison. Si vos produits arrivent à destination en étant abîmés, vous avez au moins un argument sous la forme d’un support daté.

      S’il est intuitif de penser collecte de données, il est important de prévoir dès le début de la mise en place du processus leurs traitements et leurs durées de vie. En effet, les documents tels que les photos prennent beaucoup de place et pèsent lourd. Il est important de statuer sur leur stockage et/ou leur archivage et/ou leur suppression selon vos critères.

      Que faire de vos photos ?

      Vos salariés ont sans doute déjà pris l’initiative, par retour d’expérience, de prendre des photos avec un appareil dédié. Ils enregistrent les photos de manière automatique sur des cartes SD. Une personne range ce support physique dans un tiroir de son bureau. Cette personne n’est pas toujours disponible pour répondre aux demandes, parfois plusieurs jours / semaines après leurs prises. Cela crée des attentes et des tensions au sein de l’équipe.

      Ces photos doivent être facilement accessibles par les gens concernés au moment où ils en ont besoin.

      Il y a même parfois une ou des personnes qui consacrent un temps précieux autour de ces photos. Il faut les visualiser, les renommer et les ranger. C’est une action sans valeur ajoutée et source d’erreur, au même titre que les ressaisies.

      C’est souvent au moment d’une demande client, d’un litige livraison ou même d’un accident qu’une personne demande à consulter ces photos. Faire une enquête pour les retrouver prend du temps sans aucune valeur ajoutée. Vos équipes stressent alors qu’il existe une solution simple d’amélioration continue pour vous : Dosfab.

      Le module Photo de Dosfab règle vos problèmes de classement, d’accès et de recherche en amont.

      Dosfab est la solution que vous attendez.

      Le module Photographie de Dosfab permet à vos salariés de consulter, de renommer et d’enregistrer les différentes photographies liées à votre processus de fabrication.

      • La photo elle-même peut s’enregistrer où vous le souhaitez,
      • L’outil respecte l’arborescence de vos fichiers, et crée les répertoires au besoin,
      • Il renomme vos photos au nom de vos produits et clients, rendant les recherches faciles,
      • Il envoie l’information en communicant avec votre ERP, votre CRM ou votre Extranet,
      • Les salariés en contact client ont donc la réponse immédiate en cas de demande,
      • La traçabilité attendue : vous savez qui a fait la photo, de quoi et à quelle date,
      • L’outil enregistre vos photos d’expédition à part pour que les équipes concernées les retrouvent plus facilement,

      Le module Photo de Dosfab a la souplesse attendue par vos salariés. Ils peuvent en toute autonomie et selon leurs droits répondre aux clients rapidement et sans stress.

      C’est ce que vous attendez de l’environnement informatique de votre entreprise : adaptable et au service de votre savoir-faire.

      Ce module fonctionne sur tout support et tout système d’exploitation, avec des certificats de sécurité selon les cas. Il permet de faire les photos avec un smartphone ou une tablette, ou bien de l’envoyer via le bouton parcourir de votre environnement de travail habituel.

      Dosfab est un programme informatique spécifique lié au savoir-faire distinctif de la société AS Intelligence et est protégé par le droit d’auteur.
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        [Dosfab] Qu’est-ce que l’amélioration continue ?

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        Comment mettre en place une démarche d’amélioration continue ?

        L’amélioration continue est l’art de remettre en question votre façon de travailler et d’être en veille sur des progrès potentiels grâce à des solutions techniques et des méthodes de management.

        Il existe des méthodes standardisées et internationales qui ont fait leurs preuves notamment dans l’industrie, telles que la méthode japonaise Kaïzen. Beaucoup de consultants et consultantes peuvent vous apporter leur expertise et leur expérience pour vous améliorer.

        C’est avant tout un état d’esprit, une ouverture aux autres méthodes de travail. Elle passe par des actions simples, “des petits pas” qui permettent d’avancer sans bouleverser les équipes.

        C’est l’écoute de vos salariés qui est la meilleure façon de détecter les leviers de progrès du quotidien de votre entreprise.

        L’informatique est au coeur de votre activité alors que ce n’est pas votre savoir-faire. Vos salariés et vous-mêmes n’êtes pas informaticiens. Vous devez pourtant au quotidien utiliser des outils et c’est un gros levier d’amélioration continue.

        Vos salariés et vous-même attendez un outil ergonomique.

        Pourquoi faire appel à AS Intelligence ?

        Société créée en 2016, spécialisée en intelligence économique et amélioration continue, AS Intelligence développe et commercialise Dosfab, un outil dédié à l’amélioration continue en entreprise. A l’heure où les données transitent en 1 seconde à travers la planète, au mépris parfois de la sécurité des données personnelles ou stratégiques, Dosfab a la volonté de garder une relation client privilégiée avec le respect de vos données sensibles.

        Ce choix de proximité permet de consacrer des journées pleinement au déploiement de Dosfab dans vos locaux, d’être facilement accessible et disponible en cas de besoin. Mettre en place Dosfab, c’est se sentir accompagné, écouté, compris. C’est le choix d’un fonctionnement à la carte, du sur-mesure qui a fait ses preuves.

        Dosfab a pour raison d’être l’optimisation de vos processus en ciblant les actions à faible valeur ajoutée, voire à valeur perdue car source d’erreur. Dosfab permet la sécurisation de vos processus. Il conforme à la démarche Qualité et la traçabilité que vous attendez. Rien ne remplace le contact humain. C’est le sourire dans la voix de vos salariés que vos clients apprécient. Vous écouter, vous comprendre, créer des liens entre vos services, être capable de créer du sur-mesure selon vos attentes, voilà les grandes lignes de Dosfab et la méthode de travail d’AS Intelligence.

        Votre société est unique, votre Dosfab le sera aussi.

        Qu’est-ce que Dosfab ?

        dosfab amélioration continue
        Dosfab est votre outil d’amélioration continue.

        Dosfab est une solution informatique composée de modules. Déployés selon vos besoins, paramétrables pour s’adapter à vos processus, vos documents, vos méthodes de travail, ces modules rendent votre Dosfab unique.

        Vos salariés utilisent sans doute des documents informatiques ou papiers à différents moments pour :

        • établir des devis, factures, bons de livraison,
        • suivre la production,
        • créer le planning,
        • suivre le carnet de commandes,
        • enregistrer le suivi des temps dans l’atelier,
        • noter les erreurs en fabrication pour améliorer votre production au quotidien dans le cadre de votre démarche Qualité,
        • justifier les temps passés dans le cadre du Crédit Impôt Recherche,
        • etc.

        Faute de mieux, ils ont construit des fichiers tableurs intelligents qui atteignent leurs limites. Ils peuvent aussi avoir hérité de méthodes de travail qu’ils n’osent pas remettre en question. Ils n’ont peut-être simplement pas le temps de se poser ce genre de questions.

        Ces documents sont souvent ressaisis, ce qui fait perdre du temps et de l’énergie à vos équipes.

        Le management est essentiel dans l’amélioration continue : c’est l’état d’esprit du dirigeant qui est primordiale.

        Dosfab peut importer vos fichiers et/ou se ré-approprier leurs formules. L’objectif est d’en conserver l’historique et l’intelligence tout en permettant davantage de souplesse et d’inter-connectivité avec votre ERP, CRM et autres logiciels métier.

        Dosfab est un programme informatique lié au savoir-faire distinctif de la société AS Intelligence et est protégé par le droit d’auteur.
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          [Dosfab] Comment éviter les ressaisies ?

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          Avertissement déculpabilisateur sur les ressaisies 🙂

          Vous allez lire ci-dessous des situations de ressaisies embarrassantes et peu valorisantes. Elles sont normales et plus qu’habituelles partout, y compris dans les entreprises les plus efficaces et rentables. Il n’y a donc pas de honte à avoir, vos équipes et vous-mêmes faites au mieux avec les moyens et le temps dont vous disposez.

          D’ailleurs, si vous lisez ces lignes, c’est que vous cherchez à vous améliorer et c’est déjà énorme comme démarche ! Avoir conscience des choses et les regarder en toute objectivité, c’est le premier pas vers le progrès.

          Déjà, vous faites, vous faites bien, l’amélioration continue est là pour vous aider à faire mieux.

          Les ressaisies sont une perte de temps et d’énergie pour vos équipes.

          Difficile d’éviter les feuilles dans un atelier à différents moments : le planning, e suivi de production, les feuilles d’heures, les sorties de stock, les fiches Qualité, ou autres occasions.

          Le papier s’impose parfois par manque de choix, il permet d’aller plus vite car tout le monde est très occupé. Personne ne peut prendre le recul suffisant pour modifier les pratiques professionnelles. Ceci s’intensifie avec la croissance de votre entreprise. Plus les salariés sont nombreux et plus les saisies et ressaisies s’accumulent. Sur certaines feuilles sont écrites des informations essentielles pour le client, pour l’analyse de vos process ou la rentabilité de votre entreprise.

          Le papier rassure aussi, il n’est pas à bannir absolument. L’idée est de garder le côté convivial et concret que la papier offre, sans pour autant être obligé de ressaisir les informations dudit papier…

          La saisie évitable ne passionne personne.

          Des délais rallongés pour obtenir les informations

          Il y a souvent une voire plusieurs personnes qui doivent faire le tour de l’atelier, demander les feuilles, quitte à devoir déranger les équipes au travail. L’action de récupérer les feuilles et de les accumuler en attente de saisie dans votre ERP / CRM /Tableur n’a pas de valeur ajoutée.

          Ceci est un travail fastidieux et ingrat. Il est potentiellement dérangeant ou intrusif.

          Il implique un délai entre le relevé et la saisie. Les supports écrits ne sont pas toujours lisibles. Ils peuvent donc mettre les opérateurs chargés de cette saisie dans l’embarras.

          Ce n’est pas évident d’aller déranger un collègue tout le temps pour lui demander ce qu’il a écrit !

          Les informations ne sont donc pas immédiatement disponibles, elles sont en attente de saisie ou de ressaisie.

          Il suffit d’un changement d’équipes, d’une période de vacances ou de congé non remplacé pour que du retard soit pris dans la saisie.

          Les feuilles s’accumulent et ce retard entraine un stress pour tout le monde, en particulier pour le dirigeant.

          De plus, les personnes qui font cette saisie doivent souvent respecter scrupuleusement les méthodes de saisie pour que celle-ci soit cohérente.

          Sans oublier qu’un document papier peut être perdu, abîmé, sali, oublié et dans ce cas, pas de ressaisies, juste une perte de données…

          Pire que l’absence de saisie : les erreurs de saisie

          Il y a pire que l’absence de saisie ou les ressaisies : la mauvaise saisie ! Les erreurs de saisie, impossible à tracer et à corriger. Il y a souvent un décalage entre le moment où les erreurs sont faites et le moment où quelqu’un s’en aperçoit… Le temps a passé et il est impossible de se souvenir, de revenir en arrière et de corriger.

          En effet, c’est au moment d’une demande client ou de la création des paretos d’analyse de l’activité que les difficultés sont visibles et que des aberrations apparaissent. Beaucoup d’énergie sont alors à dépenser pour répondre aux demandes. Or, cette énergie est précieuse, elle fait partie du retour sur investissement de l’amélioration continue !

          Pas de panique, avec Dosfab, tout est en base de données !

          AS Intelligence a la solution : Dosfab.

          L’amélioration continue a pour but d’améliorer ces pratiques. Sans bouleverser les équipes, la méthode des “petits pas” permet d’améliorer par étapes, sans brusquer, en impliquant les équipes dans le processus d’amélioration continue. C’est pourquoi Dosfab se place en interface entre vos outils informatiques et renseigne la saisie à l’endroit que vous aurez décidé.

          Il s’adapte à vos pratiques et vous accompagne pour un changement en douceur dans le respect de vos collaborateurs.

          Dosfab est un outil qui s’adapte à votre environnement, à vos contraintes et vos choix et qui améliore vos pratiques. Vous utilisez des supports papier ? Dosfab les numérise et enregistre toutes vos données directement en base de données. L’objectif est de rendre ces données accessibles selon les accès et droits que vous aurez définis.

          Comment éviter les ressaisies ?

          Il est essentiel de cartographier le circuit des données et l’organisation de leurs saisies.

          • Certaines saisies sont utiles et obligatoires : nouveau client, nouveau projet, etc. D’autres ne le sont pas. Elles font subir de la ressaisie à vos équipes par manque d’alternative. Dosfab vous aide à vous recentrer sur cette saisie.
          • Vos équipes connaitront ainsi le circuit de vos données, sauront où les consulter et les modifier.
          • Ce moment permettra de démarrer le cahier des charges, élément essentiel de cette amélioration attendue,
          • Vous attendez un juste retour sur investissement de votre Dosfab sur-mesure : notamment grâce aux liens qu’il va créer et au remplacement des documents tableurs et papiers.
          dosfab
          Dosfab permet d’éviter les actions sans valeur ajoutée dont les ressaisies.
          Dosfab est un programme informatique lié au savoir-faire distinctif de la société AS Intelligence et est protégé par le droit d’auteur.
          Dosfab version 5.0 – Tous droits réservés 2021

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